Waarom het gebeurt weet ik niet zo goed, maar het gebeurt te vaak. “Storm, ik bel je even, want we staan volgende week op een beurs en we hebben nog een beurswand, flyer, wat pennen en het liefst ook een opvallende eyecatcher nodig.”

Dan weet ik nooit zo goed hoe ik moet reageren. Soms kan er best nog wat. Een bestaande beurswand aanpassen, een flyer opmaken, een kaartje ontwerpen of een QR-code ergens logisch kwijt. Daar gaan we graag mee aan de slag. Maar eerlijk is eerlijk: voor een echt creatief plan ben je dan vaak gewoon te laat.

Er wordt geïnvesteerd in de beurs, maar het zichtbare wordt vergeten

Dat verbaast me toch elke keer weer een beetje. De beurs is maanden geleden ingepland. De stand is geboekt. Het team wordt ingeroosterd. Overnachtingen zijn geregeld. De producten die mee moeten zijn besteld. Er is tijd, geld en energie in gestoken, maar dan moet het zichtbare deel soms nog bedacht worden.

Wat zien mensen straks? Wat onthouden ze? Waarom zouden ze bij jullie stand stoppen? En wat nemen ze mee?

Een goede beursdeelname kan al snel in de duizenden euro’s lopen. Dan wil je toch niet eindigen met een grote stand die tussen alle andere stands verdwijnt?

Gezien worden tussen alle andere stands

Als je op een beurs staat, wil je dat bezoekers je stand zien, herkennen en begrijpen waarom ze moeten blijven staan. Dat begint met passende uitingen en een duidelijke boodschap.

Denk aan een beurswand, roll-up banners, een scherm met animatie of bedrijfsvideo, een opvallende kaart, een beursactie of een andere eyecatcher die past bij jullie merk. Wij zijn geen standbouwers, maar we denken wel mee over hoe je er tussen alle andere stands uitspringt.

Daarna komen de flyers, brochures, pennen, bedrijfskleding, relatiegeschenken en andere middelen. Niet als losse spullen omdat ze “erbij horen”, maar als onderdeel van het geheel.

Als je op tijd bent, kunnen we vanuit een Weerkaart de juiste windrichting bepalen. Is er vooral een Briesje nodig met losse uitingen? Gaat het om Wind in de Zeilen met communicatie vooraf, tijdens en na de beurs? Of wordt het een Marketingtornado met een complete beursactie of campagne?

De beurs meetbaar en opvolgbaar maken

Een meetbare beurs begint met duidelijke en creatieve uitingen die mensen onthouden. Als bezoekers na afloop nog weten wie je bent, wat je doet en waarom ze bij je stand stonden, scheelt dat al enorm in de opvolging.

Maar je kunt veel meer doen om je beursdagen een succes te maken.

Denk aan een online beurspagina op je website, meetbare QR-codes, speciale links, een actiekaart, een inschrijfformulier of een creatieve beursactie. Zo maak je de stap van stand naar website, mail of vervolggesprek een stuk logischer.

Daarna begint het opvolgen. En daar gaat het vaak mis.

Gaat het salesteam bellen of mailen? Sturen jullie de interessantste partijen die bij de beursstand zijn geweest een direct mailing met extra informatie of een vervolgactie? En wie zorgt dat de kaartjes, notities en gesprekken niet na de beurs in een krat belanden dat nog drie weken achterin de auto ligt?

Denk ook na over het verschil tussen bestaande klanten en nieuwe leads. Natuurlijk is het leuk als bekende klanten langskomen, maar als je beursdag vooral bestaat uit koffie met mensen die je al kent, kost dat je direct nieuwe leads of contacten. Plan bestaande klanten daarom apart in of nodig ze op een specifiek moment van de dag uit. Dan houd je op de beursvloer meer aandacht over voor nieuwe gesprekken.

Als je daar vooraf over nadenkt, wordt de beurs niet alleen een paar dagen zichtbaar zijn. Dan wordt het een moment waar je later ook nog iets mee kunt.

5 simpele tips direct na het boeken van de beursstand

Als de beurs is ingepland begint het eigenlijk al. Wij bemoeien ons niet met hotels, producten of wie er op dinsdagmiddag om 14.00 uur broodjes gaat halen. Maar wel met het creatieve deel.

En dat creatieve deel begint eerder dan veel mensen denken. Eigenlijk direct na het boeken van de standplaats.

1. Bepaal wat de beurs moet opleveren

Waarom staan jullie op de beurs? Willen jullie nieuwe leads verzamelen, bestaande klanten spreken, een product laten zien, afspraken maken, meer zichtbaarheid krijgen of vooral laten zien dat jullie er ook zijn?

Dat laatste mag trouwens best. Soms is aanwezig zijn in de branche ook een doel. Maar zeg dat dan eerlijk, want dan maak je andere keuzes dan wanneer je twintig serieuze leads wilt ophalen.

Als het doel duidelijk is, kun je ook beter bepalen wat je nodig hebt. Een beurswand met een korte boodschap. Een flyer met uitleg. Een actiekaart. Een QR-code naar een beurspagina. Of een groter creatief idee waardoor mensen blijven hangen.

2. Bedenk hoe je wilt opvallen

De volgende stap is inventariseren hoe je zichtbaar wilt zijn tussen alle andere stands. Wat zien mensen als ze langs lopen? Wat valt op van een afstand? Wat maakt nieuwsgierig? En wat past bij jullie merk?

Denk aan een beurswand, banners, de juiste boodschap, folders, flyers, een scherm met video of animatie, bedrijfskleding, pennen, gadgets of iets wat je weggeeft. Klinkt simpel, maar dat is toch best belangrijk. Zeker als je eenheid wilt uitstralen.

Vind je dat lastig om vooraf te bepalen? Dan kunnen we dat samen scherp krijgen met een Weerkaart. We kijken naar jullie doel, doelgroep, boodschap, budget en planning, zodat je niet pas op de beursvloer ontdekt dat het zichtbare deel eigenlijk nog mist.

Een rommelige stand met vijf stijlen, drie oude logo’s en een flyer uit 2019 doet ook iets. Alleen meestal niet wat je hoopt.

3. Kondig op tijd aan dat je op de beurs staat

Wacht niet tot je op de beursvloer staat met een lauwe koffie en een badge om je nek. Kondig op tijd aan dat jullie op de beurs staan. Deel het op social media, stuur klanten een e-mail, nodig relaties uit of maak er een klein klantmoment van. Bijvoorbeeld met gratis tickets, een demo, een beursactie of een moment waarop bestaande klanten even gericht kunnen langskomen.

Dat helpt ook om je beursdag beter in te delen. Want bestaande klanten wil je natuurlijk spreken, maar niet de hele dag door als dat nieuwe leads en contacten kost. Plan ze bewust in of nodig ze op een specifiek moment uit.

4. Gebruik je beursmateriaal om het gesprek te sturen

Een beurswand, folder, display of productkaart is niet alleen aankleding. Het kan ook helpen om het gesprek makkelijker te maken.

Zet de belangrijkste boodschap zichtbaar neer. Gebruik een korte uitleg bij producten. Maak een kaartje dat het gesprek opent. Zorg dat je team niet alles uit het hoofd hoeft te doen na een beurstraining waar iedereen vooral aan de lunch dacht.

Goed beursmateriaal helpt de route sturen. Iemand ziet je stand, snapt sneller wat je doet, begint makkelijker een gesprek en loopt daarna weg met iets dat nog een beetje blijft hangen. Geen tas vol papier om thuis direct weg te gooien, maar iets dat past bij het verhaal.

5. Denk alvast na over de opvolging

Na de beurs begint het echte werk. Wie belt de interessante contacten na? Wie stuurt de mail? Komt er een direct mailing achteraan? Stuur je mensen naar een beurspagina? En wat doen jullie met de kaartjes en notities die anders in een krat achterin de auto verdwijnen?

Opvolging hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar je moet het wel vooraf bedenken. Anders is de beurs voorbij, komt de gewone werkweek er weer overheen en ligt alles drie weken later nog ergens te wachten.

Zonde van de gesprekken. Zonde van de investering. En zonde van de kans om er meer uit te halen.

Gaan jullie binnenkort naar de beurs?

We helpen graag met de creatieve kant van jullie beursdeelname. Denk aan een beurswand, roll-up banners, flyers, folders, een online beurspagina, meetbare QR-codes, social posts, direct mailings, video, bedrijfskleding, pennen, relatiegeschenken of een beursactie die past bij jullie merk.

Wees op tijd. Het liefst direct vanaf het moment dat de beurs is geboekt. Dan is er nog ruimte om na te denken, keuzes te maken, iets creatiefs te bedenken en alles netjes te laten produceren.

Een beurs is duur zat. Beknibbel dan niet op de onderdelen die je kansen vergroten: zichtbaarheid, herkenning, een duidelijke boodschap en goede opvolging.

Want als je investeert in een plek op de beursvloer, wil je niet dat jullie stand straks alsnog verdwijnt in de mist en bewolking van concurrenten.